Praktische tips voor het kiezen van software die je organisatie versterkt

Het kiezen van de juiste software is een cruciale stap om je organisatie efficiënter en succesvoller te maken. Of je nu een start-up bent of een groeiende organisatie, de juiste softwareoplossing kan processen stroomlijnen en groei bevorderen. In deze uitgebreide gids bespreken we wanneer het tijd is om nieuwe software aan te schaffen en hoe je de juiste keuze maakt.

Start-up fase: Hoe leg je een stevige basis met software?

Als start-up werk je vaak nog met tijdelijke oplossingen. Offertes, contracten en facturen maak je bijvoorbeeld met Word of Excel. Klantcontact en afspraken houd je bij in e-mailmappen en je planning staat in je persoonlijke agenda. Hoewel dit in de beginfase goed kan werken, merk je al snel dat je meer structuur nodig hebt. Dit is het moment om te inventariseren welke systemen je kunt gebruiken. Omdat je nog flexibel bent in je processen, kun je relatief eenvoudig je werkwijze aanpassen aan de software.

Software voor een groeiende organisatie: Hoe schaal je slim op?

Naarmate je bedrijf groeit, nemen ook het aantal klanten, collega’s en complexiteit van processen toe. De software die een paar jaar geleden perfect leek, voldoet nu mogelijk niet meer aan alle wensen. Je processen zijn verder geoptimaliseerd en de eisen die je aan een systeem stelt, zijn veel specifieker geworden.

Hier sta je voor een keuze:

• Kies je voor een volledig nieuwe softwareoplossing?
• Of vul je de bestaande systemen aan met maatwerk?

Hybride softwareoplossingen: Efficiënt en kosteneffectief

Een maatwerk webapplicatie kan veel voordelen bieden, maar het betekent niet altijd dat je afscheid moet nemen van je bestaande systemen. Vaak kun je kiezen voor een hybride oplossing. Hierbij blijven de bestaande systemen de basis vormen en vul je tekortkomingen aan met maatwerkapplicaties. Dit biedt meerdere voordelen:

• Lagere kosten: Je hoeft niet alles opnieuw te ontwikkelen.
• Beperkt risico: Het grootste deel blijft draaien in het vertrouwde systeem.
• Flexibiliteit: De maatwerkapplicatie is precies afgestemd op de processen waar behoefte aan is.

Externe systemen als strategische databaseoplossing

Een andere optie is om externe systemen meer als database en dashboard te gebruiken. Dit betekent dat medewerkers werken vanuit een eigen applicatie die specifiek is ontworpen om hun werkzaamheden efficiënt te ondersteunen. Het externe systeem fungeert dan meer op de achtergrond. Zo zorg je voor een optimale werkomgeving zonder afscheid te nemen van bestaande systemen.

Landschap optimaliseren: Blijf investeren in verbetering

Wanneer je organisatie blijft groeien, is het cruciaal om door te bouwen op de basis die je hebt gecreëerd. Dit betekent niet dat je volledig afstand moet doen van externe applicaties, maar wel dat je kritisch blijft:

• Past de software nog bij de organisatie?
• Zijn de kosten niet te hoog?
• Wordt de software optimaal gebruikt?

Vijf belangrijke vragen voor de juiste keuze

Om te bepalen welke oplossing het beste bij je organisatie past, stel jezelf deze verbeterde vragen:

1. Welke bedrijfsprocessen moeten worden geautomatiseerd of verbeterd?
   • Breng in kaart welke kernactiviteiten het meeste baat hebben bij automatisering of optimalisatie.
2. Welke essentiële functionaliteiten zijn nodig voor huidige en toekomstige behoeften?
   • Maak een onderscheid tussen ‘must-have’ en ‘nice-to-have’ functionaliteiten, rekening houdend met de groei van je organisatie.
3. Wat zijn de totale kosten op korte en lange termijn?
   • Analyseer de initiële aanschafkosten en de doorlopende kosten zoals onderhoud, training en upgrades.
4. Hoeveel van de softwaremogelijkheden worden daadwerkelijk benut?
   • Analyseer of je organisatie optimaal gebruikmaakt van de functionaliteiten van de software of dat er sprake is van onderbenutting.
5. Hoe flexibel is de software in aanpassing en uitbreiding?
   • Zorg ervoor dat de software schaalbaar is en gemakkelijk kan worden aangepast aan veranderende behoeften van je organisatie.

Conclusie: Maak de juiste softwarekeuze voor jouw organisatie

Het kiezen van nieuwe software blijft een afweging van kosten en baten. Het kan altijd beter, maar het is belangrijk om een oplossing te vinden die past bij jouw specifieke situatie. Wil je weten wat de mogelijkheden zijn voor jouw organisatie? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking. Samen kijken we hoe je jouw processen efficiënter kunt inrichten en de waarde van je software maximaal kunt benutten.