Koppeling maken met je Exact Online administratie

Om een externe partij toegang te geven tot je Exact Online administratie zijn er twee mogelijkheden:

1. Via een publieke app uit de Exact Online App store.
2. Via een private app die binnen je eigen account aangemaakt wordt.

Publieke app

Een publieke app is meestal ontwikkeld door een externe partij en is ontworpen om een zo universeel mogelijke oplossing te bieden voor een bepaalde automatisering. Zo zijn er bijvoorbeeld al verschillende publieke apps beschikbaar voor het aansluiten van een e-commerce platform aan je Exact Online administratie.

Voordelen:

• Lage initiële investering: Publieke apps vereisen vaak een lagere investering om te gaan gebruiken. Ze werken meestal met een vast maandelijks bedrag, afhankelijk van het gebruik. Zo is er een lagere fee voor een online winkel met weinig verkoop, en hoe groter het aantal verkopen, des te hoger de maandelijkse fee.
• Breed toegankelijk: Deze apps zijn ontworpen om een breed publiek aan te spreken, waardoor ze makkelijk toegankelijk zijn voor veel gebruikers.

Nadelen:

• Beperkte configuratiemogelijkheden: Omdat publieke apps zijn ontworpen om zoveel mogelijk gebruikers te bedienen, zijn de aanpassingsmogelijkheden vaak beperkt. Dit kan betekenen dat je je eigen processen moet aanpassen aan de app.
• Mogelijke beperkingen bij complexere processen: Voor kleinere organisaties zijn de beperkte aanpassingsmogelijkheden meestal geen probleem, maar naarmate je processen complexer worden, kan de standaard werkwijze van de app niet altijd aansluiten bij je specifieke behoeften.

Beoordeling en goedkeuring: Om te voorkomen dat een publieke app niet goed functioneert, moet deze altijd ter beoordeling worden aangeboden bij Exact. Exact beoordeelt de app op functionaliteit en veiligheid. Als de app wordt goedgekeurd, wordt deze toegevoegd aan het App Center van Exact, waardoor deze door iedereen kan worden gebruikt. Het is daarom essentieel dat de app zodanig ontwikkeld is dat deze voor meerdere administraties bruikbaar is.

Private app

Wanneer je een eigen koppeling wilt ontwikkelen of laten ontwikkelen, is het cruciaal om een private app aan te maken. Via deze private app kan een externe applicatie zichzelf authenticeren bij Exact Online en toegang krijgen tot de informatie van jouw administratie.

Authenticatie: De authenticatie verloopt via een OAuth 2.0 flow, wat betekent dat een persoon binnen de administratie de applicatie moet goedkeuren. Alle handelingen die vervolgens verricht worden, zijn gekoppeld aan deze gebruiker. De rechten die de applicatie krijgt, zijn gelijk aan die van de gebruiker die de applicatie heeft goedgekeurd.

Voordelen:

• Maatwerk: Een private app kan volledig worden afgestemd op de specifieke behoeften en processen van jouw organisatie, zonder de beperkingen van een universele oplossing.
• Controle en beveiliging: Je hebt meer controle over wie toegang heeft tot je gegevens en hoe deze gegevens worden gebruikt, aangezien de app alleen voor jouw administratie wordt ontwikkeld.

Het kiezen tussen een publieke en een private app hangt af van je specifieke behoeften, budget en de complexiteit van je processen. Voor eenvoudige, standaard oplossingen kan een publieke app voldoende zijn, maar voor meer complexe en specifieke eisen biedt een private app de flexibiliteit en maatwerk die nodig zijn.

Hoe maak je een private app aan?

Het aanmaken van een private app in Exact Online is vrij eenvoudig en kan binnen enkele stappen worden voltooid. Hieronder vind je een stapsgewijze handleiding om dit proces te doorlopen:

Stappenplan voor het aanmaken van een private app

• Open de Exact Online App Store: Ga naar de volgende link: Exact Online App Store.
• Login: Klik op de knop 'Login'. Je komt dan op de algemene loginpagina van de verschillende diensten die Exact aanbiedt. Hier moet je de Exact Online App Store selecteren.
• Inloggen: Klik op "Inloggen". Als je al ingelogd bent met je Exact Online account, word je automatisch doorgestuurd naar de homepage van je app center. Als je nog niet ingelogd was, log dan eerst in met je Exact Online gegevens. Mocht je niet naar de homepage van je app center worden doorverwezen, dan heb je mogelijk onvoldoende rechten om de apps te beheren.

• Navigeren naar App tabs: In het app center vind je twee tabbladen: PRODUCTIE-APPS en TEST-APPS.
  • Productie-apps zijn bedoeld voor apps die gepubliceerd kunnen worden in het App Center van Exact Online.
  • Test-apps zijn bedoeld voor testdoeleinden. Voor een private app maakt het niet uit in welke categorie je de app aanmaakt, omdat je deze niet gaat publiceren.
• Registreren van een nieuwe app: Klik onder het tabblad PRODUCTIE-APPS op het "+" icoon om een nieuwe productie-app te registreren.
• Invoeren van App Details: Vul de volgende gegevens in:
  • Naam van de app: Kies een beschrijvende naam zodat je de app later gemakkelijk kunt herkennen.
  • Redirect URI: Deze URI ontvang je van de ontwikkelaar. Het is het adres van de externe applicatie dat wordt gebruikt voor de OAuth 2.0 authenticatie.
• Voorwaarden accepteren: Ga akkoord met de voorwaarden en klik op "Registreren".
• Overzichtspagina: Na registratie kom je op de overzichtspagina van de applicatie. Hier vind je belangrijke gegevens zoals:
  • Client ID
  • Client Secret
  • Webhook Secret

Deze gegevens zijn essentieel voor de ontwikkelaar om de OAuth 2.0 authenticatieflow te starten. Het is belangrijk dat deze gegevens geheim blijven en niet zomaar met iedereen gedeeld worden. Samenvatting van de Belangrijke Gegevens

Door deze stappen te volgen, kun je eenvoudig een private app aanmaken in Exact Online en deze koppelen aan de externe applicatie die je wilt gebruiken.