Vernieuwd ledenbeheersysteem voor Stichting S.O.B.
Nieuwe webapplicatie voor SOB vereenvoudigt ledenbeheer, bespaart tijd en vermindert fouten voor een efficiëntere organisatie.
Correcte adresgegevens, minder fouten
Met één druk op de knop gegenereerd.
Uitdaging
Stichting Senioren Ontmoeten en Bewegen Venlo (S.O.B.) is de grootste seniorenorganisatie in de gemeente Venlo. Met ruim 6.000 leden en veel aangesloten clubs spelen zij een belangrijke rol. Zowel in het verbinden, ontmoeten en bewegen, maar zeker ook als belangenbehartiger van senioren. Hun bestaande systeem voor ledenbeheer voldeed echter niet meer aan de wensen. Het oude systeem was complex, omslachtig en sterk afhankelijk van externe partijen. Dit maakte het lastig om gegevens te beheren en processen efficiënt uit te voeren.
Een belangrijk aandachtspunt was dat senioren zelfstandig hun gegevens moesten kunnen aanpassen, bijvoorbeeld bij een verhuizing. Daarnaast moest het nieuwe systeem het jaarlijkse incasseren van contributie en het tussentijds aanmaken van ledenpassen sterk vereenvoudigen. Het bestuur wilde af van de afhankelijkheid van externe partijen en streefde naar een gebruiksvriendelijke oplossing die eenvoudig te beheren was.
Uitvoering
Samen met SOB hebben we een webapplicatie ontwikkeld die het ledenbeheer moderniseert en de administratie aanzienlijk vereenvoudigt. De applicatie maakt het mogelijk voor leden om zelf hun gegevens te beheren, wat de werkdruk op het secretariaat vermindert. Daarnaast zijn belangrijke processen zoals contributie-inning en het genereren van ledenpassen geautomatiseerd, waardoor deze taken met één druk op de knop kunnen worden uitgevoerd.
Bij de ontwikkeling hebben we vooraf zorgvuldig gekeken welke onderdelen uit het oude systeem essentieel waren om over te nemen. Zo hebben we de indeling van ledenpasbrieven in verschillende bezorgcodes – gebaseerd op het adres van het lid – behouden. Dit zorgt ervoor dat de ledenpassen efficiënt en correct worden verspreid.
Daarnaast hebben we een koppeling gemaakt met de Postcode.nl API. Deze integratie controleert automatisch of postcode en huisnummer overeenkomen en vult op basis daarvan de overige adresgegevens in. Dit verkleint de kans op foutieve adresgegevens aanzienlijk en verhoogt de nauwkeurigheid van het ledenbestand.
Om de overstap naar het nieuwe systeem soepel te laten verlopen, hebben we een importfunctie toegevoegd waarmee de ledengegevens uit het oude systeem eenvoudig en foutloos konden worden overgezet. Tot slot hebben we ook een exportfunctie ontwikkeld, waarmee SOB snel en eenvoudig rapportages kan maken, zoals een overzicht van recent afgemelde leden.
Tijdens het traject werkten we nauw samen met het bestuur van SOB. Door korte communicatielijnen en een flexibele werkwijze konden we snel inspelen op hun specifieke wensen. De nieuwe applicatie is ontworpen met het oog op de doelgroep: senioren. Dit betekent dat de interface overzichtelijk en eenvoudig in gebruik is, zonder overbodige complexiteit.
Resultaat
De nieuwe applicatie heeft de dagelijkse processen bij SOB sterk verbeterd. De administratieve lasten voor het bestuur zijn flink afgenomen, omdat leden nu zelfstandig hun gegevens kunnen beheren. Ook de afhankelijkheid van externe partijen is verdwenen, wat de organisatie meer controle en flexibiliteit geeft.
Een concreet voorbeeld van de tijdsbesparing is het genereren van ledenpassen. Voorheen nam dit proces enkele uren in beslag; nu gebeurt dit met één druk op de knop. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt ook voor minder fouten en een soepelere afhandeling.
De nieuwe oplossing biedt bovendien een sterke basis voor toekomstige uitbreidingen. Aanpassingen of nieuwe functionaliteiten kunnen eenvoudig en snel worden doorgevoerd, zodat SOB ook in de toekomst optimaal kan blijven functioneren.
Wim Lensen van SOB verwoordde de samenwerking treffend:
"Elastic Web is flexibel, meedenkend en werkt met korte lijnen. Ze kijken kritisch mee naar wat écht nodig is en zorgen ervoor dat het werkt zoals verwacht. Dankzij hen zijn we nu minder tijd kwijt aan administratie en kunnen we ons richten op waar het écht om draait: goed ouder worden."
Met deze samenwerking hebben we laten zien dat slimme technologie niet alleen processen kan verbeteren, maar ook zorgt voor meer zelfstandigheid en gemak bij de gebruikers zelf. We kijken ernaar uit om SOB ook in de toekomst te ondersteunen bij nieuwe uitdagingen.
Klant
Wim Lensen, verantwoordelijk voor de ledenadministratie bij SOB, vertelt over de impact van de nieuwe oplossing:
"De applicatie is precies afgestemd op onze behoeften. Zo kunnen leden nu zelf eenvoudig hun gegevens aanpassen, wat ons secretariaat enorm ontlast. Daarnaast is het genereren van ledenpassen en het incasseren van contributie volledig geautomatiseerd. Voorheen kostte het maken van ledenpassen ons uren werk; nu is het een druk op de knop. Dat bespaart ons niet alleen tijd, maar voorkomt ook fouten."
Klaar om met ons te gaan samenwerken?
Kom in contact.
Plan een afspraak om jou volgende stap te bespreken. Tijdens dit eerste gesprek gaan we in kaart brengen wat je behoeftes zijn en op basis hiervan kunnen wij een gepaste oplossing voorstellen.
Stuur een bericht
Nog geen keuze kunnen maken?
Mogelijk heb je nog geen keuze kunnen maken wat het beste bij je past. Onze diensten zijn erop toespits om verschillende mogelijkheden te bieden voor verschillende bedrijven met elk zijn eigen processen.
Bekijk onze dienstenWat onze klanten schrijven.
“Een partij die echt begrijpt wat een bedrijf nodig heeft.”
Elastic Web heeft ons geholpen om onze processen te optimaliseren met een maatwerk koppeling tussen Lightspeed en KING ERP. De communicatie was duidelijk, de samenwerking prettig en het resultaat precies wat we nodig hadden. Minder fouten, meer efficiëntie en klaar voor de toekomst. Een professionele en betrouwbare partner!
“Samen onze sportieve ambities kunnen realiseren!”
De software werkte perfect en zorgde dat de prestaties van onze Strong Vikings snel online stonden. Door deze automatiseringsslag te maken, kunnen we doorgroeien met onze Virtual Events. Daarnaast kunnen onze Strong Vikings doorgaan met het verdienen van Medal-for-Life-punten door middel van sportieve prestaties.
“Super samenwerking!”
Persoonlijk contact, geduld, en duidelijke uitleg. Bij het in gebruik nemen van het product.
Snelle reacties en altijd in oplossingen denken die klant gericht zijn. Ook fijne samenwerking met derden bijv grafisch ontwerper die de website heeft ontworpen. Echt blij met het resultaat en begeleiding
“Betrouwbare software partner”
We werken al velen jaren prettig samen met Elastic Web. Betrouwbare en kwalitatieve goede software oplossingen.
