Hoe we de leden administratie met 75% efficiënter maakten
Met een koppeling tussen Salesforce en Exact Online zorgden we voor volledige synchronisatie van gegevens en automatiseerde we de facturatie.
API Koppelingen
Laravel - Salesforce - Exact Online
Wekelijks minder tijd kwijt
Project Overview
Voor VNO-NCW Brabant Zeeland realiseerde we gestroomlijnd proces dat zorgde voor een verhoogde productiviteit en dat er geen verschillen meer bestonden tussen beide systemen.
VNO-NCW Brabant Zeeland is het sterkste ondernemingsnetwerk uit de regio. Met als doel om ondernemers en de regio te versterken door de krachten te bundelen. Dit doen ze momenteel met ruim 3000 ondernemers en dit aantal is alleen maar stijgende.
SalesForce
Omdat niet elk bedrijf hetzelfde is hebben ze verschillende lidmaatschappen gebaseerd op bijvoorbeeld bedrijfsgrootte en het aantal vertegenwoordigers. Om het overzichtelijk te houden welke leden er zijn en welke lidmaatschappen hieraan gekoppeld zijn is een goede centrale administratie van belang. Om dit te faciliteren maken ze gebruik van het CRM-pakket SalesForce. Een robuust systeem die de flexibiliteit heeft die ze nodig hebben om informatie over de leden en de lidmaatschappen te beheren.
Exact Online
Voor de financiële administratie maken ze gebruik van Exact Online. Exact Online gebruiken ze om de jaarlijkse en tussentijdse contributiefacturen aan te maken. Een proces dat door de complexe opzet van de lidmaatschappen met de hand werd gedaan. Met 3000+ verschillende leden een enorme klus en ook de reden dat hier verandering in moest gaan komen.
Execution
Maatwerk koppeling
We hebben voor VNO-NCW een eigen applicatie ontwikkeld. Deze applicatie heeft zowel de mogelijkheid om te communiceren met SalesForce als met Exact Online. Daarnaast worden updates vanuit SalesForce automatisch doorgestuurd met behulp van webhooks naar de applicatie. Vooraf is goed nagedacht hoe we de applicatie intern vorm hebben gegeven zodat ook toekomstige wensen gemakkelijk toe te voegen zijn.
Automatisch facturen generen en inboeken
Jaarlijks moesten de facturen voor de verschillende afdelingen, op een in te plannen datum, automatisch gefactureerd worden. Bij het aanmaken van de factuur en de factuurregels moest er rekening gehouden met verschillende variabelen. Bedrijfsgrootte, inschrijfdatum, kortingen, prijzen, aantal vertegenwoordigers, verschillende grootboekrekeningen etc. Alle contributie afspraken zijn zorgvuldig verwerkt in de applicatie zodat deze foutloos alle facturen voor verschillende leden aanmaakt binnen de administratie.
Leden als debiteuren
Vanuit VNO-NCW was de wens om de leden, maar in één systeem te beheren. Daarnaast moesten we zeker weten dat de leden ook allemaal in de administratie voorkwamen. Om die reden hebben we gezorgd dat er een (realtime) synchronisatie is ontwikkeld die de gegevens van de leden automatisch verwerkt in de administratie. Op deze manier zijn er nooit meer verschillen tussen de twee systemen.
Resultaten
Met de komst van de koppeling hoeft de VNO-NCW alleen de leden te beheren in Salesforce. Alle gegevens van nieuwe leden en wijzigingen bij bestaande leden worden automatisch doorgezet naar Exact Online. Het kan hierdoor dus niet meer voorkomen dat er andere bedrijfsgegevens in Salesforce staan in vergelijking met Exact Online.
Door de hoeveelheid leden, de complexe opbouw van de verschillende lidmaatschappen en de wijze van facturatie die hieraan verbonden zit, was de VNO-NCW voorheen veel meer tijd kwijt aan het opbouwen en opmaken van de facturen. Met de komst van dit nieuwe systeem bespaart dit jaarlijks een hoop tijd en ook een hoop fouten die achteraf gecorrigeerd moesten worden. Het is daarnaast nu ook veel makkelijker om tussentijdse facturen te versturen aangezien de debiteur informatie altijd kloppend is gemaakt.
Klant
Klaar om met ons te gaan samenwerken?
Kom in contact.
Plan een afspraak om jou volgende stap te bespreken. Tijdens dit eerste gesprek gaan we in kaart brengen wat je behoeftes zijn en op basis hiervan kunnen wij een gepaste oplossing voorstellen.
Stuur een bericht
Nog geen keuze kunnen maken?
Mogelijk heb je nog geen keuze kunnen maken wat het beste bij je past. Onze diensten zijn erop toespits om verschillende mogelijkheden te bieden voor verschillende bedrijven met elk zijn eigen processen.
Bekijk onze dienstenWat onze klanten schrijven.
“Delivered exactly what we required”
Elastic Web was able to help me with a custom solution for our ERP. We needed to consider sales from different sources, and delivery instructions to different warehouse providers that were both customised to the unique systems. We also needed something scalable which was delivered extremely well. We look forward to further phases of development with Elastic Web.
“Samen onze sportieve ambities kunnen realiseren!”
De software werkte perfect en zorgde dat de prestaties van onze Strong Vikings snel online stonden. Door deze automatiseringsslag te maken, kunnen we doorgroeien met onze Virtual Events. Daarnaast kunnen onze Strong Vikings doorgaan met het verdienen van Medal-for-Life-punten door middel van sportieve prestaties.
“Super samenwerking!”
Persoonlijk contact, geduld, en duidelijke uitleg. Bij het in gebruik nemen van het product.
Snelle reacties en altijd in oplossingen denken die klant gericht zijn. Ook fijne samenwerking met derden bijv grafisch ontwerper die de website heeft ontworpen. Echt blij met het resultaat en begeleiding
“Betrouwbare software partner”
We werken al velen jaren prettig samen met Elastic Web. Betrouwbare en kwalitatieve goede software oplossingen.
