E-commerce koppeling met Syntess
Lightspeed API koppeling met ERP systeem Syntess voor een volledig geautomatiseerde order verwerking.
Lightspeed
Syntess
Order en klant verwerking in ERP
Uitdaging
Verdi koffie groep, een full-service koffieleverancier voor (horeca)bedrijven, wilde het gemakkelijk maken voor klanten om producten te kunnen bestellen.
Om dit te realiseren hebben ze de keuze gemaakt om een webshop in te richten die gebruik maakt van Lightspeed, een closed source e-commerce platform. Op dat moment maakte ze al gebruik van een bestaand ERP systeem, Syntess, waarin alle klanten, bestellingen, maar ook planningen, servicebeurten etc. bijgehouden en afgehandeld werden.
Ze wilde zorgen dat er een naadloze aansluiting kwam tussen de nieuwe webshop in Lightspeed en het ERP systeem Syntess, zodat klanten en bestellingen tussen beide gesynchroniseerd werden. Deze koppeling bestond niet in de app store van Lightspeed en daarom zijn we voor ze aan de slag gegaan.
Uitwerking
We zijn begonnen met een analyse te maken van de huidige processen. De mogelijkheden om met Syntess te werken en een eerste schematische weergave van de verschillende gegevensstromen tussen Lightspeed, Syntess en onze applicatie.
De eerste uitdaging zat in het ERP systeem Syntess. Verdi koffie groep gebruikte hiervoor de on-premise variant en een directe verbinding kon daarom niet gelegd worden. Er was geen API of iets dergelijk beschikbaar. Toch was de informatie in Syntess erg van belang om de juiste uitlevering te kunnen doen. We hebben hiervoor samengewerkt met de integratiepartner voor Syntess om met behulp van automatische export en imports informatie uit het systeem te kunnen krijgen en te koppelen aan de data in Lightspeed.
Doordat de informatie en de indeling van klanten in Syntess en Lightspeed niet 100% overeenkwam hebben we een transformatie laag toegevoegd die deze omzetting verzorgd. Hierdoor kon in 95% van de gevallen een automatische match gemaakt worden tussen een Syntess klant en een Lightspeed klant. De overige 5% kon eenvoudig en eenmalig door Verdi koffie groep ingesteld worden.
Daarnaast waren er verschillende factoren die invloed hadden op de afhandeling van de bestelling in Syntess. Bijvoorbeeld de regio waaruit besteld werd een andere afhandeling benodigd die niet in Lightspeed ingesteld konden worden. Deze logica hebben we toegevoegd in de koppeling richting Syntess, zodat de informatie van Lightspeed nu wordt aangevuld met informatie die benodigd was in Syntess.
Resultaat
Volledig automatisch worden de bestellingen van Lightspeed verwerkt richting Syntess. De orders komen in de normale flow terecht van Syntess die ze ook hanteren voor bestellingen en servicebeurten buiten de webshop om. Hierdoor hoeven de medewerkers niet in meerdere systemen te werken en dus ook geen kennis te hebben van de andere systemen. Er hoeft niet op verschillende plekken statussen bijgehouden te worden.
Doordat klanten van Verdi Koffie Groep nu zelf bestellingen kunnen plaatsen, voor bijvoorbeeld nieuwe koffiebonen of reinigingsproducten voor de machine, wordt er veel tijd bespaard op de administratie doordat er geen mails verwerkt hoeven te worden met nieuwe orders en kan er meer tijd gespendeerd worden om nog betere service te bieden aan de klanten.
Klant
Klaar om met ons te gaan samenwerken?
Kom in contact.
Plan een afspraak om jou volgende stap te bespreken. Tijdens dit eerste gesprek gaan we in kaart brengen wat je behoeftes zijn en op basis hiervan kunnen wij een gepaste oplossing voorstellen.
Stuur een bericht
Nog geen keuze kunnen maken?
Mogelijk heb je nog geen keuze kunnen maken wat het beste bij je past. Onze diensten zijn erop toespits om verschillende mogelijkheden te bieden voor verschillende bedrijven met elk zijn eigen processen.
Bekijk onze dienstenWat onze klanten schrijven.
“Delivered exactly what we required”
Elastic Web was able to help me with a custom solution for our ERP. We needed to consider sales from different sources, and delivery instructions to different warehouse providers that were both customised to the unique systems. We also needed something scalable which was delivered extremely well. We look forward to further phases of development with Elastic Web.
“Samen onze sportieve ambities kunnen realiseren!”
De software werkte perfect en zorgde dat de prestaties van onze Strong Vikings snel online stonden. Door deze automatiseringsslag te maken, kunnen we doorgroeien met onze Virtual Events. Daarnaast kunnen onze Strong Vikings doorgaan met het verdienen van Medal-for-Life-punten door middel van sportieve prestaties.
“Super samenwerking!”
Persoonlijk contact, geduld, en duidelijke uitleg. Bij het in gebruik nemen van het product.
Snelle reacties en altijd in oplossingen denken die klant gericht zijn. Ook fijne samenwerking met derden bijv grafisch ontwerper die de website heeft ontworpen. Echt blij met het resultaat en begeleiding
“Betrouwbare software partner”
We werken al velen jaren prettig samen met Elastic Web. Betrouwbare en kwalitatieve goede software oplossingen.
